American Express® está ampliando su relación de décadas con Microsoft para desarrollar un conjunto de soluciones basadas en Microsoft Cloud y tecnologías de inteligencia artificial enfocadas en reducir la fricción de los viajes de negocios para empleados y empresas.
La primera solución desarrollada a través de esta colaboración mejorará el proceso de gestión de gastos al abordar algunos de los puntos débiles que enfrentan los viajeros de negocios y los procesadores de gastos.
Mediante el uso de capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático, la solución reforzará los procesos y herramientas existentes de los clientes al simplificar y automatizar los informes y aprobaciones de gastos manuales, mejorar la eficacia de las auditorías y optimizar la conciliación y los reembolsos para los equipos de contabilidad.
Microsoft probará la solución con sus empleados, integrándola en el sistema de gastos internos de la empresa a finales de este año. La solución estará disponible para otros clientes de American Express Corporate con el tiempo, con la capacidad de integrarse en otras herramientas de gestión de gastos.
Así es como funcionará la solución: cuando un viajero de negocios deslice su tarjeta corporativa American Express, se le pedirá que cargue una imagen de su recibo. Luego, un motor de decisiones impulsado por IA clasifica la transacción y asigna una puntuación de riesgo basada en los detalles de la transacción, la política de viajes y gastos (T&E) de la empresa y el historial de compras y pagos del viajero en su tarjeta American Express Corporate.
El puntaje de riesgo está codificado como verde (recomendado para aprobación automática), amarillo (necesita otra mirada) o rojo (no recomendado para aprobación) según factores como la política de gastos de la empresa, la consistencia con los patrones de gasto existentes, las indicaciones de fraude y más. . Luego, la información se pasa a un sistema de gestión de gastos, junto con los detalles de los recibos para generar informes automáticamente y ayudar a los gerentes y auditores en la toma de decisiones.
“Los informes de gastos son una necesidad, pero todos odiamos hacerlos. Al mismo tiempo, toda empresa tiene una mayor necesidad de control y cumplimiento de gastos. Ahora imagine un futuro en el que la mayoría de sus gastos sean simplemente ‘auto-enviados’ y ‘auto-aprobados’, sin necesidad de intervención manual y adhiriéndose a las políticas y límites de gasto de sus empresas. Al combinar los conocimientos y datos de nuestros clientes, la innovación tecnológica intencionada y una colaboración con un líder de la industria como Microsoft, estamos creando una solución que aborda estas necesidades con una experiencia perfecta para el empleado”, dijo Gunther Bright, vicepresidente ejecutivo de Comercial Global. Servicios en American Express.
“Las tecnologías avanzadas como Microsoft Azure AI y el aprendizaje automático brindan nuevas y poderosas oportunidades para reinventar procesos manuales generalizados y que consumen mucho tiempo”, dijo Bill Borden, vicepresidente corporativo de Servicios Financieros Mundiales en Microsoft.
“Esperamos colaborar con American Express para simplificar la gestión de gastos y ofrecer capacidades digitales inteligentes para mejorar la vida de los viajeros de negocios y los empleados”.
Sentimiento de gestión de gastos revelado en la nueva encuesta Trendex de American Express
Según una nueva encuesta Trendex de gestión de gastos de American Express¹, que encuestó a viajeros de negocios y procesadores de gastos de viaje, el proceso de gestión de gastos es un punto crítico importante en la actualidad que debe actualizarse.
Cuatro de cada diez viajeros de negocios dicen que preferirían tener una revisión de desempeño (41 %), reuniones semanales los lunes a las 8 a. m. (40 %), su vuelo retrasado una hora (40 %) o un día completo de reuniones virtuales (40%) que tienen que completar sus informes de gastos.
Además, el 59 % de los procesadores de gastos de viaje, que actualmente no tienen un sistema de gestión de informes de gastos completamente autónomo, dice que el mayor beneficio de tener un sistema de gestión de informes de gastos más automatizado sería ahorrar tiempo, y el 94 % de todos los procesadores de gastos de viaje están de acuerdo. debe haber más innovación, lo que indica la necesidad de soluciones más automatizadas.
Otros hallazgos clave de Trendex incluyen:
- La mayoría (73 %) de los viajeros de negocios está de acuerdo en que los viajes de negocios serían menos estresantes si la gestión de los gastos fuera menos complicada.
- Más de la mitad (52 %) de los viajeros de negocios y más de un tercio (35 %) de los procesadores de gastos de viajes informan una reacción negativa al describir el proceso de gestión de gastos actual de su empleador.
- Los viajeros de negocios dicen que su problema más común (54 %) asociado con los informes de gastos es la recopilación y el seguimiento de los recibos.
- Los puntos débiles más comunes para los procesadores de gastos de viaje son los empleados que no cumplen con los plazos de presentación (50 %) y garantizar que los gastos cumplan con la política de viajes de la empresa (49 %).
- El 60 % de los viajeros de negocios está de acuerdo en que la parte que menos les gusta de los viajes de negocios es completar/entregar sus gastos.
- La mayoría de los viajeros de negocios (76 %) dedican al menos 30 minutos a sus informes de gastos de viaje mensuales y, en promedio, dos tercios (65 %) de los procesadores de gastos de viaje tardan al menos una hora en revisar un informe de gastos de viaje mensual, lo que indica la necesidad de soluciones eficientes de gestión del tiempo.
- Entre los procesadores de gastos de viajes que actualmente no cuentan con sistemas de administración de informes de gastos completamente automatizados, casi todos (95 %) desearían tenerlos.
La nueva solución es parte del trabajo continuo de American Express para redefinir la experiencia de pagos de extremo a extremo a nivel mundial, tanto para viajeros como para empresas.
METODOLOGÍA: TENDENCIA DE GESTIÓN DE GASTOS DE AMERICAN EXPRESS
La encuesta de Morning Consult se realizó entre el 16 y el 20 de diciembre de 2022 entre una muestra de 1000 Business Travellers (definidos como adultos empleados que han viajado por negocios al menos una vez en los últimos 12 meses y presentan sus propios informes de gastos) y 300 Business Travel Procesadores de gastos (definidos como adultos empleados que trabajan en el departamento de finanzas de una empresa con al menos 50 empleados, nivel de gerente o superior, y revisan los gastos de viaje).
Las encuestas se realizaron en línea. Los resultados de la encuesta de viajeros de negocios tienen un margen de error de más o menos 3 puntos porcentuales y los resultados de la encuesta de procesadores de gastos de viaje tienen un margen de error de más o menos 6 puntos porcentuales.
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